Công nghệ ngày càng phát triển, Excel được sử dụng như một công cụ để thực hiện việc tạo lập và chỉnh sửa dữ liệu thông dụng nhất. Thể nhưng, trong quá trình nhập và xử lý dữ liệu chúng ta phát hiện một số lỗi vô cùng khó chịu. Một trong số đó chính là #N/A, đây là một lỗi rất dễ gặp phải. Tuy nhiên, chúng ta có thể điều chỉnh nó một cách dễ dàng. Sau đây, trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn cách ẩn #n/a trong Excel một cách hiệu quả nhất.
Thế nào là lỗi #N/A trong Excel?
Lỗi #N/A trong Excel được hiểu là trong công thức mà bạn tạo ra và dùng thì chứa những nội dung không có sẵn trong phạm vi dữ liệu. Hậu quả dẫn đến Excel không thể tính toán và cho ra kết quả được. Lỗi này thường bắt gặp khi sử dụng các hàm như hàm tham chiếu hay dò tìm đấy. Lỗi #N/A được bào khi mà đối tượng, chủ thể được tham chiếu hay dò tìm không thuộc trong phạm vi hay vùng dữ liệu cần kiểm tra.
Vì thế có thể thấy, bản chất của #N/A không phải xuất phát từ việc thực hiện sai công thức hay lỗi về hàm. Bản chất của nó là bởi vì không thể kiểm tra ra đối tượng trong vùng dữ liệu đã tạo.Thế nên, trong một vài trường hợp khi lỗi này không sai bản chất, chúng ta chỉ cần làm ẩn đi lỗi này, chứng minh và biện luận về những dữ liệu mà không xuất hiện hay có thể tra cứu trong một vùng dữ liệu bất kỳ trước khi nhập và thực hiện hàm hay công thức liên quan.
Cách ẩn #N/A trong Excel cho từng trường hợp
Như đã trình bày ở trên, lỗi #N/A xuất hiện trong một vài trường hợp cụ thể và có thể khắc phục được. Chúng ta cùng nhau tìm hiểu và làm rõ từng trường hợp cụ thể nhé.
Trường hợp giá trị tìm kiếm là ô trống
Ví dụ:
Quan sát ví dụ trên, chúng ta có thể nhận ra ở ô D2 trên bảng thì lookup_value ( giá trị tìm kiếm) bị bỏ trống nghĩa là có giá trị rỗng. Vì thế khiến cho kết quả cho ra của hàm Vlookup sử dụng bị lỗi.
Muốn khắc phục được lỗi này, chúng ta cần phải sử dụng một hàm khác để tiến hành biện luận đó chính là hàm if. Hàm này được sử dụng để biện luận trước hàm Vlookup. Trong ví dụ này có nghĩa là, biện luận xem thử trong trường hợp chẳng hạn như giá trị tìm kiếm ở D2 là rỗng thì sẽ như thế nào.
Chúng ta có thể sử dụng cú pháp: IF(D2=””,””,vlookup(…)).
Công thức trên có nghĩa là nếu ở ô D2 là một ô trống thì sẽ trả lời rằng giá trị rỗng, ngược lại nếu như ở ô D2 không phải là trống thì sẽ thực hiện theo hàm Vlookup như bình thường.
Sau khi thực hiện biện luận thì Excel sẽ cho ra kết quả như sau:
Trường hợp đối tượng cần tìm không nằm trong liệt kê
Trường hợp này khác trường hợp trên ở chỗ nó không phải là giá trị rỗng mà đối tượng không thuộc danh sách cần tìm. Như thể, lỗi #N/A sẽ như thế nào trong trường hợp này nhé.
Tìm hiểu ví dụ sau:
Quan sát ví dụ trên, trong bảng là ô D2 có nội dung xuất hiện là Mai. Tuy nhiên theo quan sát dễ dàng nhận thấy các liệt kê từ A2 đến A5 lại không có cái tên này. Thế nên, việc biện luận cho ô D2 lại không thể áp dụng trong trường hợp này. Vậy chúng ta phải làm gì?
Trường hợp này thì việc cần làm là kiểm tra xem nội dung tìm kiếm có nằm trong danh sách đã được liệt kê ban đầu hay không. Có thể sử dụng hàm Countif nhé.
- Nếu giá trị này có hiện diện trong bảng thì hàm countif lớn hơn 0.
- Ngược lại nếu giá trị này có hiện diện trong bảng thì countif bé hơn 0.
Sau đó, sử dụng hàm countif kết hợp với hàm if sẽ cho ra kết quả dưới đây, cùng xem thử nhé:
Trường hợp dùng hàm Iferror
Hàm Iferror là hàm được áp dụng phổ biến đế làm ẩn đi hoặc mất đi các lỗi xảy ra trong nhiều trường hợp khác nhau.
Một hàm Iferror có cú pháp: =IFERROR(value,value_if_error)
Trong đó:
- value: đây là giá trị cần tra cứu. Nó có thể là một giá trị cụ thể hoặc một công thức nào đó.
- value _if_error: là giá trị bị gửi về khi value( giá trị) tra cứu mắc lỗi. Kết quả này được hiểu là nếu giá trị gửi về là công thức thì lỗi này sẽ được thay d=thể bằng một giá trị tùy ý nào đó.
Kết quả có thể như sau
- Ưu điểm của hàm Iferror: Hàm này đơn giản, dễ thực hiện, giúp tạo công thức nhanh chóng và ngắn gọn.
- Nhược điểm của hàm Iferror: Vì hàm này không thể nhận biết được rằng lỗi cần chữa vốn là lỗi gì, khiến cho người dùng không hề biết được bản chất thực sự của nó. Nếu sử dụng hàm này mà không có sự tìm hiểu thì có thể dẫn đến hậu quả không phân biệt được các lỗi phổ biến trong Excel.
Trên đây là top ba cách ẩn #N/A trong Excel đơn giản và cơ bản nhất. Hi vọng các bạn có thể thực hiện thành công và khắc phục được lỗi này khi xử lý dữ liệu nhé.